E-Fatura Nedir

GİB tarafından tanımlanan UBL-TR standartlarına uygun e-faturaların, taraflar arasında güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan uygulamaların genel adıdır.

Kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Dolayısıyla aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kâğıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir.

E-fatura uygulamasından yararlanan kullanıcılar; sistemde kayıtlı kullanıcılara E-Fatura gönderebilir, sistemde kayıtlı kullanıcılarda e-fatura alabilir ve söz konusu e-faturalarını bilgisayar ortamında muhafaza ederek istendiğinde ibraz edebilirler.

İhracat işlemlerinde de e-fatura uygulaması zorunluluğu,e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerden, 3065 sayılı KDV Kanunu’nun 11. maddesi kapsamındaki mal ihracı ve yolcu beraberi eşya ihracı kapsamında fatura düzenleyecek olanlar, söz konusu faturalarını da 01.07.2017 tarihinden itibaren E-Fatura olarak düzenleyeceklerdir.

• İnternet/web servis aracılığıyla güvenli bir şekilde fatura gönderme ve alma
• Elektronik Arşivleme. Fatura bilgilerine sistem sorgusuyla anında erişim
• Faturaya ilişkin bilgilerin anında kontrolü, doğrulanması ve anlık uyuşmazlık çözümü
• Kaynağının doğruluğu ve içeriğinin bütünlüğünün anında ekranlardan denetlenebilmesi
• Anlık ve otomatik veri kaydı ile hata ihtimalinin en aza indirgenmesi
• Büyük maliyet avantajı

Sadece E-Fatura uygulamasından yararlanan mükelleflerin birbirlerine yapmış oldukları mal teslimi veya hizmet ifaları için e-fatura düzenlemeleri zorunludur. E-Fatura kullanmak zorunda olan mükellefler; nihai tüketicilere ya da E-Fatura kullanmayan mükelleflere kâğıt fatura ya da isteğe bağlı olarak e-Arşiv Fatura düzenleyebilirler. Burada dikkat edilmesi gereken husus E-Arşiv Fatura zorunlu bir uygulama değildir. Tamamıyla firmanın talebi doğrultusunda bu sisteme geçilebilir.

Getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri uygulanır. E-fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kâğıt ortamında fatura düzenleyemezler; düzenlemeleri halinde kâğıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır ve Vergi Usul Kanunu’nun 353 üncü maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezası kesilir.

Mükellefin, elektronik fatura gönderip alma işlemini özel entegrasyon izni alan mükelleflere ait bilgi işlem sistemi vasıtasıyla gerçekleştirmesi, muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz. E-Fatura gönderip alma işleminde kullanılan bilgi işlem sistemi yazılım ve donanım alt yapısının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti Kanunlarının geçerli olduğu yerlerde bulunması zorunludur.

E-Fatura; Sisteme kayıtlı mükellefler arasında düzenlenen faturaların elektronik olmasını sağlamaktadır.

E-Arşiv; Nihai tüketicilere ve e-fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere de elektronik ortamda fatura düzenlenebilmesine olanak veren sistemdir.

Arşiv sorumluluğu temel olarak mükelleflerdedir. Bununla birlikte arşivinizin tutulduğu yer Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde ve denetleyici talep ettiğinde ulaşılabilir olmalıdır. Ancak E-Fatura saklama hizmeti lisansı olan özel entegratörler, özellikle arşivleme hizmeti için yapılandırılmışlardır. Bu nedenle arşivinizi saklama hizmeti verebilen özel entegratör şirketlerinde tutmanız sizin belge güvenliğinizi artıracaktır. Bununla birlikte özel entegratörünüzün saklama kapasitesini, altyapı kalitesini, yedekleme ve iş sürekliliği süreçlerini de sorgulamalısınız. Özel entegratörünüzün e-Fatura Saklama Hizmeti Lisansı yoksa arşivinizi bahse konu özel entegratörde tutmamalısınız.

E-Fatura uygulamasına geçen işletmelerin faturalarını elektronik ortamda gönderip almalarını sağlayan web portalidir. Portal hizmeti altyapısını sağlayan Özel Entegratörler E-Faturaların çok daha hızlı gönderilip alınmasını ve güvenli bir şekilde yasal süresince saklanmasını sağlıyorlar. Bu kapsamda işletmeler Özel Entegratör tercihlerini yaparken öncelikle Özel Entegratörün saklama lisansına sahip olmasına daha sonra ise teknik destek yeterliliğine dikkat etmelidirler.

E-faturanın bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu mali mühür ile sağlandığından, elektronik belge biçimini muhafaza etmesi gerekmektedir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-faturaları, üzerindeki mali mührü de içerecek şekilde yasal süreler dahilinde, kendi bünyelerinde muhafaza edecekler ve istendiğinde ibraz edeceklerdir.